Cara Mengirim Email Yang Baik dan Benar

Cara Mengirim Email Yang Baik dan Benar – Menulis email harus dilakukan sesuai dengan kaidah, supaya fungsinya dapat tersampaikan dengan baik. Sebab email merupakan singkatan dari electronic mail yang artinya surat elekronik, yang bisa dikirimkan menggunakan perangkat yang terhubung dengan internet merupakan salah satu media untuk berkomunikasi dan menyampaikan suatu maksud tanpa melalui pembicaraan. Oleh karena itu, jika tidak ditulis dengan benar, maka pesan yang disampaikan bisa saja disalah artikan oleh penerima.

Apalagi di zaman serba online seperti saat ini, penggunaan email sudah mendunia dan banyak di gunakan oleh berbagai instansi baik pemerintah, sekolah, bahkan perusahaan. Karena jauh lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan proses pegiriman surat secara manual melalui POS.

Walaupun demikian, ternyata masih banyak yang belum tau tata cara pengiriman surat secara online yang baik dan benar, bahkan bisa dikatakan sering melakukan kesalahan. Seperti salah kirim, email gagal terkirim, dan berbagai kesalahan lain. Memang sih, mengirim email sekilas tampaknya sangat mudah untuk dilakukan, namun pada kenyataannya masih banyak yang belum tau kalau ada beberapa hal yang wajib diperhatikan saat mengirim email, supaya tujuan pengirimannya bisa tercapai sebagaimana yang di harapkan. 

Untuk itulah ada baiknya sobat sekalian membaca dulu artikel ini supaya kalian bisa melakukannya dengan baik, sehingga bisa memudahkan penerima mengerti apa tujuan kalian mengrimkan email tersebut sebelum mereka membaca isinya, dan mempermudah dalam proses pengirimannya.

Langkah-Langkah Mengirim Email Yang Baik dan Benar Menggunakan Gmail (Google Mail) 

Pertama, silakan kalian login terlebih dahulu ke akun gmailnya masing-masing.

Kedua, klik compose yang berlambang pensil disampingnya. Sehingga nanti terbuka mini tab di sebelah kiri bagian bawah akun gmail, seperti terlihat seperti gambar di bawah ini.

Ketiga, isilah semua kolom yang tersedia sesuai dengan data yang dibutuhkan.

Keterangan :

To: isilah dengan alamat email tujuan, bisa satu alamat atau beberapa sekaligus. Jika kalian ingin mengirim kebeberapa alamat, namun ingin penerima utama mengetahui email tersebut dikirimkan ke siapa saja selain dia maka kalian cukup masukkan alamat utama pada kolom to, dan alamat penerima lain pada kolom cc. Tips tambahan, jika kawan-kawan ingin mengirim ke banyak alamat sekaligus tanpa repot-repot mengetik maka silakan buat group kontak pada gmail terlebih dahulu.

Subject : silakan isi dengan tujuan pengiriman email, misal email tersebut berisi tugas sekolah. Maka isilah dengan jenis tugas, dan supaya lebih jelas kalian juga bisa menyertakan nama dan kelas kalian. contoh : tugas agama, Muhamad Budiman kelas 2G. Dengan demikian guru dapat dengan mudah mengeceknya dan menghindari kesalahan saat penilaian.

Untuk mulai menulis kawan-kawan bisa mulai menulis apa isi pesan yang mau dikirim pada kotak kosong yang berada tepat dibawah kolom subject. Dan jangan lupa tulislah sesuai dengan tata cara penulisan surat yang baik dan benar sesuai dengan tujuan pengiriman email bersangkutan.

Supaya isi emailnya lebih rapi dan jelas, kalian bisa menggunakan menu tambahan yang tersedia. Diantaranya, kalian bisa merubah jenis huruf, ukuran huruf, cetak tebal, miring, garis bawah, merubah warnanya, dan menu lainnya. yang fungsinya kurang lebih sama dengan microsoft word.

Baca juga : cara buka multiple gmail dengan satu browser

Kalau ada data atau file yang mau ditambahkan dalam email tersebut, kalian bisa langsung menambahkannya dengan menggunakan menu attach files. Jika ukuran filenya besar, sebaiknya kalian upload terlebih dahulu file tersebut di dalam media penyimpanan online, supaya proses pengirimannya dapat berjalan dengan lancar.  Namun kalian harus memiliki link filenya supaya bisa di download oleh penerimanya nanti, dan kalau kalian ngak mau repot sebaiknya kalian gunakan saja google drive, karena sudah terintegrasi secara langsung dengan gmail.

Langkah terakhir, sebelum dikirim cek kembali isi pesan/email terutama alamat penerima apakah sudah sudah benar apa belum. Setelah yakin tidak ada kesalahan, kalian tinggal klik tombol send (kirim) jika ingin email tersebut langsung dikirimkan, atau schedule send jika kalian ingin emailnya dikirimkan sesuai dengan jadwal tertentu.

Demikianlah panduan lengkap cara mengirim email dengan baik dan benar, yang bisa kawan-kawan coba praktekkan saat mengirim email apa pun jenis dan tujuannya. Terima kasih, semoga bermanfaat.

Berbagi :